האנשים האלה יעזרו ליחידה שלכם לחסוך מיליוני שקלים

אין מישהו שלא אוהב לחסוך כסף. אבל כשמדובר בגוף עצום כמו צה"ל, וכשכל שקל ושקל נחשב, המשימה הזו יכולה להיות מורכבת במיוחד. 

הכירו את יחידת ההתייעלות הכלכלית - היא חלק מאגף התקציבים של משרד הביטחון, יושבת תחת יחידת היועכ"ל (היועצת הכספית לרמטכ"ל) - ושותפה בחיסכון ובהתייעלות של 8.2 מיליארד שקלים בצה"ל בחמש השנים האחרונות.

היחידה עובדת בשיתוף עם קצינים מהמערך הכלכלי, המשרתים ברוב הגופים בצבא (פיקודים, זרועות, אגפים וחילות), ותפקידם לרכז את תוכנית ההתייעלות של כל גוף, באמצעות איתור מהלכים פנימיים, בניית מודלים כלכליים וקידום פרויקטים רלוונטיים. 

 חיסכון של מיליארדים - במשוואה פשוטה

"היחידה הוקמה בשנת 2012 במטרה לייצר עוד מקורות משאביים, מעבר לאלו שמתקבלים על ידי הממשלה", פותחת ומסבירה רס"ן רוני אשרוף ניר, רמ"ד התייעלות ביועכ"ל, "אנחנו מבצעים מהלכי התייעלות בכלל הצבא, שבסופו של דבר מובילים לחיסכון משמעותי". 

בצה"ל, כמו בכל ארגון עם משאבים מוגדרים, יחידה מהסוג הזה היא צורך הכרחי - היא מובילה מהלכי התייעלות, שהחיסכון המופק מהם מפנה תקציבים לטובת ביצוע משימות ופרויקטים אחרים, מאפשרת שילוב של טכנולוגיות חדשניות ומעודדת השתנות והטלת ספק בתהליכים קבועים, שנמשכים לפעמים רק 'כי ככה עשו תמיד'.

ביציאה לתר"ש (תוכנית רב שנתית) 'גדעון', לצה"ל הוגדר יעד לאימות חיסכון תקציבי של 7.5 מיליארד שקלים עד לסוף שנת 2021. נכון למועד זה, עומד חיסכון מהלכי ההתייעלות על 8.2 מיליארד שקלים. 

נשמע מסובך? למעשה, מדובר במשוואה פשוטה, שבקנה מידה גדול, מביאה לחיסכון משמעותי: מחסרים ממצב א' - עלות הפרויקט לפני מהלך ההתייעלות והצעדים שננקטו כדי להוזיל עלויות, את מצב ב' - העלות לאחר מהלך ההתייעלות. ההפרש בין שני הנתונים הוא הסכום שנחסך.

"בזרוע האוויר, לדוגמה, שעות טיסה הן משאב יקר, אז הביאו סימולטור חדש שאימן את הטייסים על מכונה בקרקע, וזה חסך שעות טיסה באוויר ללא פגיעה בכשירות המבצעית", מספר חיים ברגר, ראש יחידת ההתייעלות ביועכ"ל, "כדי להבין את החיסכון, השווינו את מספר שעות הטיסה לפני הגעת הסימולטור למספר אחרי, לקחנו בחשבון את עלויות ההפעלה של הסימולטור - והגענו לכמות כסף נטו, שזרוע האוויר חוסכת בכל שנה". 

ההתייעלות יכולה לבוא לידי ביטוי במגוון תחומים - שימוש באנרגיה, סימולטורים, תוצרי תקשוב ועוד, ורס"ן אשרוף ניר לא מתיימרת להמציא את הגלגל מחדש: "לא צריך להיות מקוריים בכל פעם - כשמוצאים דרך משתלמת להוזלת עלויות ביחידה אחת, 'נעתיק' אותה מזרוע לזרוע, ומיחידה ליחידה. המטרה היא לעודד למידה רוחבית ושיתוף בין הגופים". 

 החיסכון מחזיר את ההלוואה

"יש לנו כלים רבים להתייעלות כלכלית - להגיע לגופים שונים דרך תוכנית בשם 'עד הקצה', והעברת קורסים והדרכות בביה"ס לתקציב וכלכלה של אגף התקציבים, שמכשירים אנשים וחושפים אותם לעולם ההתייעלות. בנוסף, אנחנו מבצעים כל הזמן את העבודה השוטפת שלנו, שמתחלקת לשניים  - אימותי חסכונות והלוואות התייעלות", מציינת רס"ן אשרוף ניר.

אז מהם בעצם אימותי חסכונות? "ברגע שיחידה כבר רכשה מוצר שמביא להתייעלות, ולמדה לעשות את הרכש הבא בעלות יותר נמוכה  - היא מגיעה אלינו ומראה איך חסכה את הכסף", מסביר אל"ם גיל פנחס, רמ"ח תכנון ביועכ"ל, "במקרים כאלה, הגוף לא צריך הון ראשוני גדול כדי לעשות התייעלות בתוך עצמו".

 הכלי השני שהיחידה משתמשת בו הוא הלוואת התייעלות - הלוואה מתקציב ייעודי לפרויקטים שמטרתם לייעל גופים שונים, ואין להם את ההון הראשוני כדי לצאת לפועל. לאחר שמוצגת תוכנית לפרק זמן נתון, שמוכיחה את ערך הפרויקט ואת מועד החזרת התקציב, אפשר להעמיד תקציב ראשוני, שנע בין חצי מיליון לעשרות מיליוני ש"ח, בהתאם לנושא ולהיקף החיסכון המצופה.

"חשוב להדגיש שמחזירים לנו את ההלוואה באמצעות הכסף שנחסך באותה תקופה - ולאחר מכן נפתחת האפשרות לשמור את הכסף שממשיך להצטבר, ומחלקת התקציבים בכל גוף מקצה אותו למשימות ולצרכים הספציפיים שלו", מבהיר חיים. 

 "לדוגמה, כדי לקנות מתקנים סולריים, צריך להשקיע תקציב התחלתי, אבל בראייה לטווח הארוך, חשבון החשמל מצטמצם וקל יותר להחזיר את הסכום ולצבור תקציב לפרויקטים עתידיים - בעצם, יוצרים תקציב חדש מתוך החיסכון", מוסיף אל"ם פנחס.

"השאיפה היא שהרעיונות יתממשו, יחסכו כסף והיחידות יחזרו אלינו כדי לבצע אימות חיסכון", הוא מוסיף. עד עכשיו ניתנו קרוב ל-200 הלוואות, לעשרות יחידות - מבסיס חיפה בזרוע הים ועד לאוגדת יהודה ושומרון. כמעט בכל המקרים היחידות הצליחו לחסוך כסף, הודות למעקב והבקרה הצמודים של יחידת ההתייעלות.

מעבר לכך, יחידת ההתייעלות הכלכלית מקיימת פורומים במהלך השנה, בהם מתעסקים ישירות בעקרונות השיטה לקיום חיסכון. השגרירים ביחידות מעבירים את המידע הלאה, וברגע שמקרה עומד בקריטריונים של היחידה - הם פונים אליה (דרך הפרטים המצוינים בסוף הכתבה) ומבקשים לאמת את החיסכון. 

 ממשיכים לדחוף להתייעלות - "עד הקצה"

איך זה קורה בפועל? רס"ן אשרוף ניר מפרטת את תהליך החיסכון בתוכנית "עד הקצה", שלב אחרי שלב: "במסגרת התוכנית, נפגשים יחד גורמי המטה והשטח במטרה לקדם התייעלות ביחידות הקצה. הפנייה יכולה להגיע או מיחידות חיצוניות או ביוזמה שלנו, ולאחר מכן אנחנו מתחילים בתהליך של תכנון - מכינים את בסיס הנתונים כדי להבין באילו תחומים יש הוצאות".

לאחר מכן נבנה צוות בהובלת יחידת ההתייעלות, המורכב מכלכלנים ואנשי טכנולוגיה בסדיר ומילואים. הם מתאמים לו"ז סדור, שבמסגרתו מקיימים עבודת מטה מול כל משק - אחזקה, הובלות, מזון, בינוי, משא"ן, אימונים ורכש של טובין ושירותים. אל המפגשים האלו מגיעים צוות ההתייעלות ובעלי התפקידים הרלוונטיים מתוך הגוף, וממפים את כל הרעיונות האפשריים, באופן מסודר ובלי לפסול שום דבר - מה הפרויקט, כמה כסף אמור להיחסך ואיך.

"בסוף מפגשים כאלה, בודקים לגבי כל רעיון שעלה כמה הוא ישים וכמה הוא משתלם כלכלית - עושים הערכה לפי הניסיון שלנו ולפי הניסיון של הגורמים ביחידה שהגענו אליה, בונים יחד תוכנית עבודה, מתעדפים את הרעיונות שעלו ומסכמים את סדר הפעילות", היא ממשיכה. 

סוד ההצלחה של התוכנית טמון בהגעה של צוות משולב לשטח, כדי לבחון את תמונת המצב ולדבר עם בעלי התפקידים ישירות - במטרה להבין בדיוק מה אפשר לשפר. "אנחנו בונים את תוכנית העבודה להמשך התהליך בשיתוף פעולה מלא עם היחידה. הרעיונות מתחלקים לכאלה שהיא יכולה לממש ולבצע בעצמה, וכאלה שהיא צריכה עבורם הלוואת התייעלות של סכום התחלתי לקידום הפרויקט", מסבירה רס"ן אשרוף ניר.

העבודה לא מסתיימת כאן - הרעיונות שהתקבלו מתועדפים לפי יישום בטווח הזמן של הרבעון הקרוב, החציון הקרוב והשנה הקרובה, ובכל רבעון מקיימים דיון סטטוס עם היחידות כדי לעקוב אחר ההתקדמות. "אנחנו מבינים שאנשים בשטח צריכים דחיפה איפה שאפשר, ובשביל זה אנחנו כאן - כדי לראות איפה יש חסמים ואיפה אפשר לעזור בפרויקטים", אומר חיים.

בסוף השיחה שלנו, לא יכולתי שלא לבקש טיפ לחיסכון מהטובים ביותר - ועל זה עונה לי רס"ן אשרוף ניר: "כסף שאפשר לחסוך ולא נחסך הוא כסף שמבוזבז לחינם. כדי למנוע את זה, צריך תמיד לשאול לגבי כל דבר 'למה עושים את זה כמו שאנחנו עושים את זה?' התשובה 'ככה תמיד עשו' היא לא תשובה מספקת - העולם מתקדם, וצריך להדביק פערים ולהישאר רלוונטיים כל הזמן. הטילו ספק, ותבינו למה דברים מתנהלים בצורה כזו ולא אחרת - ואין ספק שתצליחו לחסוך".

אז איך מביאים את יחידת ההתייעלות אליכם? 

פנייה בצה"לנט ל: 

• רוני אשרוף ניר
• חיים ברגר
• ליאור כמיסה
• מתן ליפל
• אופיר רבי

פנייה דרך המייל האזרחי - Roni_asheroffnir@mod.gov.il